Toda empresa debe estar preparada para hacer frente a las diferentes situaciones a las que puede enfrentarse en el mundo real, buscando siempre crecer y alcanzar las metas establecidas.
Por esa razón, esta es una época en la que una buena gestión de proyectos se vuelve imprescindible, ya que gestionar configura el conjunto de prácticas y metodologías para hacer realidad las ideas de la mejor manera.
Para ejecutar cualquier tipo de proyecto dentro de una empresa, es necesario considerar las diferentes circunstancias que se presentan y desarrollar estrategias que sean rentables. Al mismo tiempo, estos deben trabajar en el día a día y adaptarse al contexto del negocio y del equipo.
Para comprender cómo se pone en marcha una buena gestión de proyectos es preciso comprender primero qué es y qué implica este proceso.
¿Qué es la gestión de proyectos?
De acuerdo con con el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la guía de conocimientos de gestión de proyectos del PMI (Project Management Institute), la gestión de proyectos no es más que la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas en la elaboración de un plan para que sea posible alcanzar los objetivos deseados.
Su principal intención es transformar en realidad los planes de la empresa, utilizando estrategias que funcionen y aporten rentabilidad y buen desempeño, siempre con el propósito de alcanzar y satisfacer las necesidades tanto de la empresa como del cliente final.
Estos dos extremos del negocio, cliente y empresario, son aspectos que deben estar en constante intercambio y buena relación. Con una adecuada gestión de proyectos, será posible lograr un buen flujo de resultados entre ellos.
Un beneficio adicional es la optimización del tiempo, ya que los procesos estarán mejor divididos, lo que se traduce en una mayor eficiencia en todos los despliegues y la minimización de riesgos, al considerar todos los escenarios posibles en el momento de la planificación.
¿Cómo hacer una excelente gestión de proyectos?
Todo proyecto exitoso tiene etapas específicas. Esta división busca mantener la organización del proyecto y hacerlo más eficiente, aprovechando siempre los recursos disponibles en el menor tiempo posible. Algunas de estas fases son:
Planificación
Esta es la parte más importante, ya que con base en ella se pondrá en marcha el proyecto. De esta forma, se deben considerar los requerimientos del cliente, las restricciones existentes, definición de lineamientos del proyecto, cronograma de metas, un buen plan de comunicación entre todos los involucrados, y el registro de los riesgos existentes en el escenario del proyecto.
Organización
En esta fase se pone a punto al equipo y se elige quién se hará cargo de cada tarea dentro del proyecto. También, se establecen los resultados esperados de todas las partes involucradas. Además, se consideran las necesidades de todos los interesados y las autorizaciones necesarias.
Ejecución
Aquí se debe poner en práctica todo lo planificado, coordinando a los involucrados para que realicen sus funciones de la forma establecida para que el proyecto avance y tenga éxito.
En esta etapa es fundamental el diálogo y la comunicación directa entre los responsables. Estos elementos aseguran que las demandas sean atendidas y que todos los involucrados actúen de manera integrada.
Control
El seguimiento y control son esenciales para alcanzar el resultado esperado, por lo que deben ser considerados constantemente en una buena gestión de proyectos. En este caso, los criterios utilizados deben ser los definidos en la fase de planificación, y es necesario certificar que se están cumpliendo según lo establecido.
Clausura
La finalización del proyecto sólo puede ocurrir cuando no existen asuntos pendientes en todo el curso de la gestión, desde las entregas hasta el pago de los empleados, además, por supuesto, de la validación del proyecto con las partes interesadas.
La gestión de proyectos aporta grandes beneficios a cualquier tipo de empresa, y es un paso imprescindible para cualquier emprendedor que busque alcanzar sus objetivos de manera más eficiente, ya que con una buena gestión se asegurará de tomar las decisiones correctas.
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